En el año 2019 se instauró el control de horario de los trabajadores (o registro de jornada) para vigilar los fraudes en la jornada laboral, especialmente, las horas extraordinarias no retribuidas y los casos de infracotización.
Este control de horario puede realizarse de diversas formas, que deberían ser acordadas entre las empresa y los representantes de los trabajadores, aunque muchas veces ya se sabe que no es así.
En cualquier caso, la empresa está obligada a llevar ese control y conservarlo durante 4 años, estando a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo. No hacerlo, puede suponerle multas.
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¿Qué información debe contener el control de horario?
Básicamente: las horas de entrada y horas de salida de cada jornada laboral, así como el inicio y fin de las pausas que no se consideren tiempo de trabajo efectivo, como por ejemplo, el descanso para el bocadillo o el descanso para comer.
¿Cómo llevar el control horario de los trabajadores?
El Estatuto de los Trabajadores no establece una fórmula única y oficial. Existen diversas formas de llevar este control.
¿Es válido el registro de horario en papel?
En el año 2022 saltó a los medios de comunicación una sentencia de la Audiencia Nacional que había declarado que no era válido el registro en papel de las horas trabajadas. Pero lo que realmente decía la sentencia, es que no era válido ese registro concreto, porque hacía una estimación del tiempo trabajado, no lo precisaba con exactitud.
Es bastante habitual, especialmente en empresas pequeñas, que el registro de horario se documente en formato papel (en este artículo tienes una plantilla en PDF). Es válido, siempre que sea fiel a la realidad.
El Ministerio de Trabajo dice lo siguiente: Así, será válido cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático, apto para cumplir el objetivo legal, esto es, proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ya sea por el empresario o por el propio trabajador.
En el documento el trabajador debe anotar la fecha, la hora de entrada y la hora de salida, firmando al lado de cada anotación.
Sin embargo, este formato facilita el fraude, pues en algunas empresas, se obliga a los trabajadores a anotar un horario que no coincide con el realmente trabajado.
Dispositivos de fichaje por huella o tarjeta
Estos mecanismos llevan implantados muchos años en las empresas españolas, aunque solamente son obligatorios desde el año 2019.
Es el fichaje de toda la vida, localizado a la entrada del centro de trabajo, que permite al trabajador dar cuenta de su entrada y salida al trabajo, simplemente pasando su tarjeta o dejando su impronta digital mediante huella dactilar.
Aplicaciones (apps)
Y como no podía ser de otro modo, en plena revolución digital tenemos soluciones digitales, como las app en teléfonos móviles smartphone, que permiten a los trabajadores fichar desde su propio dispositivo.
Es un mecanismo perfecto para trabajadores móviles o teletrabajadores.
¿Cuánto tiempo se deben conservar los registros de horario?
Tal y como establece el art. 39.4 del Estatuto de los Trabajadores, deben conservarse un mínimo de 4 años, estando durante ese tiempo a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
¿Qué ocurre si no se llevan los controles horarios?
Cinco años después de su implantación obligatoria, siguen existiendo empresas que no cumplen con la obligación de llevar el registro de horas trabajadas por sus empleados.
Esto, además de ser una infracción sancionable, puede provocar problemas judiciales y con la Inspección de Trabajo.
Infracciones y sanciones
En caso de irregularidades en el control horario, por ejemplo, no se anotan las horas de entrada y salida (solamente las horas trabajadas) se puede sanciona a la empresa con multas desde 70 euros hasta 750 euros.
Si se omite la obligación del control horario, la sanción puede ascender desde 751 horas 7.500 euros.
Reclamaciones judiciales
Si un trabajador reclama, por ejemplo, horas extraordinarias en el Juzgado de lo Social y la empresa no tiene los registros de horario, puede ser suficiente un indicio de prueba (por ejemplo, un testigo) para dar por válidas las horas reclamadas por el trabajador demandante.
El registro de horario, a la vez que una obligación, es una prueba que permite a los trabajadores ejercer sus derechos laboral y a las empresas defenderse frente a reclamaciones por encima de lo debido.
Plantilla en PDF para el registro de horas de trabajo
Por el momento sigue siendo legal llevar el control de horario de los trabajadores en formato papel. Puede servirte este modelo manuscrito y firmado por el trabajador.
Puedes descargar la plantilla en PDF del registro de horas (control horario).
Control horario de las empleadas del hogar
Las trabajadoras domésticas, que prestan su servicio en hogares (no en empresas de limpieza), están exentas de la obligación de cumplir con el registro de horas trabajadas, puesto que se trata de una relación laboral especial.
